Cara Efektif Merencanakan Acara - Jaringan, Kinerja, & Panel

19 Nopember 2019

[Editor's Notes: Artikel ini ditulis oleh Suzanne Paulinski.]

Acara langsung adalah cara yang bagus untuk memperluas eksposur Anda, mengembangkan jaringan Anda, dan bahkan menghasilkan pendapatan.

Mereka juga dapat menjadi cara yang bagus untuk menciptakan peluang bagi diri Anda sendiri dan karier Anda yang orang lain tidak tawarkan kepada Anda. Misalnya, tidak mendaratkan tempat-tempat yang Anda tempatkan di kota besar? Temukan penggemar untuk menjadi tuan rumah Anda di konser rumah di kota yang sama!

Merasa sulit untuk terhubung dengan rekan-rekan industri tertentu? Buat acara jaringan Anda sendiri dan menemukan orang lain yang mencari untuk terhubung!

Kadang-kadang Anda harus membuat jalan Anda sendiri ketika jalur lain tampak tertutup untuk usaha Anda.

Namun, menjadi tuan rumah acara Anda sendiri adalah binatang yang jauh berbeda dari pitching untuk dimasukkan pada orang lain '. Anda ingin memastikan Anda meninggalkan diri Anda cukup waktu, (dan uang), untuk mencapai apa yang telah Anda berangkat untuk melakukan.

Tidak yakin jenis acara apa yang harus Anda hosting?
Beruntung bagi Anda, Anda tidak perlu musik baru untuk mempromosikan atau layanan untuk menjual. Jika Anda tertarik untuk menyelenggarakan acara untuk tujuan ini, itu bagus, tetapi itu bukan prasyarat. Bahkan, dibutuhkan tekanan dari perencanaan itu jika acara tidak berputar di sekitar meluncurkan single baru atau EP.

Musik, merchandise, atau layanan baru mungkin bukan persyaratan untuk menyelenggarakan acara, tetapi organisasi. Persyaratan tambahan termasuk meminta bantuan dan selalu menjaga tujuan acara di depan pikiran. Sangat mudah untuk tersapu dalam bagaimana perencanaan yang luar biasa dapat dan melupakan mengapa Anda memutuskan untuk menjadi tuan rumah acara di tempat pertama.

Anda dapat menyelenggarakan konser rumah yang menampilkan musisi lain, atau acara jaringan untuk meningkatkan otoritas Anda sebagai konektor di industri, atau panel pendidikan untuk menawarkan dukungan kepada rekan-rekan Anda dan terhubung lebih banyak dengan para ahli industri.

Selama ada kebutuhan di luar sana untuk koneksi, pendidikan, dan / atau ekspresi kreatif, Anda bisa menjadi orang yang memfasilitasi menyatukan orang-orang yang membutuhkannya.

Sebelum Anda mulai tenggelam dalam kewalahan itu semua, pertimbangkan daftar pertanyaan di bawah ini.
Setelah Mengetahui acara apa yang Anda bayangkan, mulailah dengan garis besar dasar tugas yang telah kami susun sehingga Anda dapat menentukan berapa banyak yang harus Anda luangkan waktu sebelum meluncurkan acara.

Perlu diingat, daftar ini, meskipun panjang, tidak semua mencakup. Setelah Anda menjawab pertanyaan di bawah ini Anda akan memiliki rasa yang lebih baik tentang apa yang sebenarnya perlu dilakukan. Terus bekerja mundur dan memecah hal-hal untuk menentukan semua potongan teka-teki acara Anda.

Ambil spreadsheet Anda, notebook Anda, dan topi berpikir kreatif Anda dan memulai pada pertanyaan-pertanyaan di bawah ini untuk mulai membentuk acara hidup Anda berikutnya! Jangan ragu untuk membuat papan Pinterest rahasia juga untuk mengumpulkan inspirasi dan bahkan daftar belanja.

Selamat merencanakan! Beri tahu kami di komentar apa yang akan Anda tambahkan ke daftar.

Pertanyaan yang Harus Dijawab:

Visi & Tujuan Anda Secara Keseluruhan
- Apakah Anda berharap untuk mengubah keuntungan? Jika demikian, berapa banyak?
- Mengapa memilikinya? Apa tujuan nya melayani untuk Anda?
- Siapa audiens Anda?
- Mengapa penonton akan datang? Apa tujuan nya melayani bagi mereka?
- Apa yang akan mereka pergi dengan? Pengetahuan? Hadiah? Pengalaman? Koneksi?
- Berapa banyak yang Anda ingin hadir?
- Siapa yang ada di tim Anda?
- Fotografer?
- Asisten admin?
- Desainer grafis?
- Co-host?
- Apakah Anda menjual / memberikan apa pun di acara ini?
- Merch vendor?
- Apakah Anda memiliki Sponsor? Afiliasi?
- Apakah Anda memiliki pembicara tamu / Presenter / Pemain?
- Apa nama acara?
– Bagaimana orang RSVP?
– Apakah Anda menjual tiket? Jika demikian, berapa banyak?
– Apakah akan ada kebijakan pengembalian jika tiket dijual?
- Berapa jumlah minimum orang yang diperlukan untuk hadir?
- Apa yang akan struktur?
- Apakah itu akan dialirkan / direkam?
- Apa jenis lingkungan yang akan Anda butuhkan?
- Sebuah klub?
- Sebuah rumah / halaman?
- Ruang kantor?
- Sebuah restoran?

Anggaran
Kemungkinan Pengeluaran
– Harga sewa acara
- Iklan
– Merch / Tas Hadiah
– Makanan/Minuman/Perlengkapan Terkait
– Penginapan
– Materi Bermerek (spanduk, lencana, program, dll.)
– Perjalanan
– Penggantian/Biaya untuk Pembicara/Pemain

Kemungkinan Pendapatan
– Sponsor
– Penjualan Tiket
– Merch Penjualan
- Up-menjual (kursus, keanggotaan, dll)

Logistik
– Lokasi
– Tanggal
– Durasi
– Harga Tiket
- Tanggal Peluncuran untuk Promosi
– Harga Early Bird
- Pitch untuk Speaker / Presenter / Performers (jika berlaku)
- Pitch untuk Sponsor / Afiliasi (jika berlaku)

Kerangka Kerja
– Berapa lama masing-masing bagian dari acara akan?
- Berapa banyak lokasi yang akan Anda butuhkan?
- Berapa banyak orang yang Anda butuhkan untuk membantu dengan acara hari?
– Kolektor tiket?
- Mc?
– Videografer / Streaming orang?
- Fotografer?
- Asisten pribadi?
- Pertimbangkan semua F.A.Q. dan posting di halaman web atau platform RSVP untuk mengatasi kemungkinan kekhawatiran

Peluncuran/Promosi
- Buat logo / grafis bermerek (termasuk info sponsor jika berlaku)
- Menulis salinan untuk posting promosi & email
- Mengatur Facebook Event
- Buat Landing Page [halaman web / formulir pendaftaran / platform tiket]
- Mengatur Afiliasi Anda (jika Anda memilikinya) dengan link yang diperlukan & salinan promosi
- Kirim salinan promosi & grafis untuk semua Speaker / Presenter / Performers
- Film video promosi pendek untuk media sosial
- Menjalankan iklan? Tentukan anggaran harian & pemirsa Anda
- Mendorong orang lain yang terlibat dalam acara untuk berbagi dengan audiens mereka
- Buat hashtag untuk Acara
- Jadwalkan sesuatu yang istimewa untuk perawatan diri setelah Acara

Tugas Pra-Acara
- Mengatur Afiliasi Anda (jika Anda memilikinya) dengan link yang diperlukan & salinan promosi
- Kirim salinan promosi & grafis untuk semua Speaker / Presenter / Performers
- Ingatkan semua peserta catatan penting sebelum acara & mendorong mereka untuk berbagi link halaman penjualan
- Mengatur liburan responder untuk email yang masuk saat Anda fokus pada Acara

Hari Tugas
- Menetapkan seseorang tugas mendokumentasikan hari untuk media sosial
- Menghabiskan pagi melakukan sesuatu yang membawa Anda perdamaian / peremajaan
- Siapkan merchandise / tas hadiah / dokumen untuk memberikan peserta (jika berlaku)
- Hubungi semua Pembicara / Presenter / Pemain dan meninggalkan mereka Anda (atau asisten Anda 'informasi kontak sehingga mereka dapat menghubungi Anda jika ada masalah
– Siapkan ruang Acara
- MAKAN!

Tugas Pasca-Acara
- Email peserta untuk testimonial / umpan balik
– Terima kasih/tip Tempat acara/staf
– Terima kasih kepada semua Pembicara / Presenter / Pemain / Sponsor / Afiliasi
- Pergi memanjakan diri untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik!

Tags: acara perencanaanacarayang menampilkanpanel jaringan