[Notatki redakcyjne: Ten artykuł został napisany przez Suzanne Paulinski.]
Imprezy na żywo to świetny sposób na zwiększenie ekspozycji, rozwój sieci, a nawet przyniesienie dochodu.
Mogą one być również doskonałym sposobem na stworzenie możliwości dla siebie i swojej kariery, których inni nie oferują. Na przykład, nie wylądowanie w wielkim mieście tych miejsc, do których się udajesz? Znajdź fana, który poprowadzi Cię na koncercie domowym w tym samym mieście!
Znalazłeś trudne do połączenia z pewnymi rówieśnikami z branży? Stwórz swoje własne wydarzenie sieciowe i znajdź innych, którzy chcą się połączyć!
Czasami trzeba zrobić własną ścieżkę, gdy inne ścieżki wydają się być zamknięte dla twoich wysiłków.
Jednak organizowanie własnej imprezy jest dużo inną bestią niż pitching, który ma być włączony do innych". Chcesz mieć pewność, że zostawiasz sobie wystarczająco dużo czasu, (i pieniędzy), aby osiągnąć to, co postanowiłeś zrobić.
Nie wiesz, jaki rodzaj imprezy powinieneś organizować?
Na szczęście dla Ciebie, nie potrzebujesz nowej muzyki do promocji ani usługi do sprzedaży. Jeśli jesteś zainteresowany zorganizowaniem imprezy w tym celu, to świetnie, ale nie jest to warunek konieczny. W rzeczywistości, to zdejmuje presję z planowania go, jeśli impreza nie kręci się wokół uruchomienia nowego singla lub EP-ki.
Nowa muzyka, towary lub usługi mogą nie być wymagane do przeprowadzenia imprezy, ale organizacja jest. Dodatkowe wymagania obejmują prośbę o pomoc i zawsze mieć na uwadze cel wydarzenia. Łatwo ogarnąć się w jak przytłaczającym planowaniu może być i stracić z oczu, dlaczego zdecydowałeś się zorganizować imprezę w pierwszej kolejności.
Możesz zorganizować koncert domowy prezentujący innych muzyków, lub wydarzenie sieciowe, aby podnieść swój autorytet jako łącznik w branży, lub panele edukacyjne, aby zaoferować wsparcie dla swoich rówieśników i połączyć więcej z ekspertami branżowymi.
Tak długo, jak istnieje zapotrzebowanie na kontakty, edukację i/lub twórczą ekspresję, możesz być tym, który ułatwi zbliżenie ludzi, którzy tego potrzebują.
Zanim zaczniesz tonąć w przytłoczeniu tego wszystkiego, rozważ poniższą listę pytań.
Kiedy już wiesz, jakie wydarzenie przewidujesz, zacznij od podstawowego zarysu zadań, które opracowaliśmy, abyś mógł określić, na ile będziesz musiał poświęcić czas przed rozpoczęciem wydarzenia.
Proszę pamiętać, że ta lista, choć długa, nie jest wyczerpująca. Kiedy odpowiesz na poniższe pytania, będziesz miał lepsze wyobrażenie o tym, co dokładnie należy zrobić. Pracuj wstecz i rozkładaj rzeczy, aby określić wszystkie elementy układanki twojego wydarzenia.
Chwyć za arkusz kalkulacyjny, notatnik i czapkę kreatywnego myślenia i zacznij od poniższych pytań, aby zacząć kształtować swoje następne wydarzenie na żywo! Zachęcamy do stworzenia sekretnej tablicy Pinteresta, aby zebrać inspirację, a nawet listę zakupów.
Udanego planowania! Daj nam znać w komentarzach, co dodałbyś do listy.
Pytania do odpowiedzi:
Twoja ogólna wizja i cel
- Masz nadzieję na zysk? Jeśli tak, to ile?
- Dlaczego? Jaki to ma dla ciebie cel?
- Kim jest twoja publiczność?
- Dlaczego ta publiczność przyjdzie? Jakiemu celowi ona służy dla nich?
- Z czym oni odejdą? Wiedzą? Prezenty? Doświadczeniem? Połączenia?
- Ile chcesz wziąć udział?
- Kto jest w twojej drużynie?
- Fotograf?
- Asystent administratora?
- Projektant graficzny?
- Co-hosts?
- Sprzedasz/oddasz coś na tej imprezie?
- Sprzedawca towarów?
- Będziesz miał sponsorów? Współpracowników?
- Czy będziecie mieli zaproszonych prelegentów/przedstawicieli/wykonawców?
- Jak się nazywa ta impreza?
- Jak ludzie będą RSVP?
- Czy będziecie sprzedawać bilety? Jeśli tak, to ile?
- Czy jeśli bilety zostaną sprzedane, będzie istniała polityka zwrotów?
- Jaka jest minimalna liczba osób potrzebnych do wzięcia udziału w wydarzeniu?
- Jaka będzie struktura?
- Czy będzie ona transmitowana/odtwarzana?
- Jakiego rodzaju środowisko będzie Ci potrzebne?
- Klubu?
- Domu/ podwórka?
- Powierzchnia biurowa?
- Restauracji?
Budżet
Ewentualne wydatki
- Cena
wynajmu imprezy - Reklamy
- Torby
na towary/podarunki - Żywność/napoje/dostawy
pokrewne - Kwatery
- Materiały markowe (banery, plakietki, programy, itp.)
- Podróże
- Zwrot kosztów/opłaty dla prelegentów/ wykonawców
Możliwy dochód
- Sponsorzy
- Sprzedaż
biletów - Sprzedaż towarów
- Sprzedaż w górę (kursy, członkostwo itp.)
Logistyka
- Lokalizacja
- Data(-y)
- Czas trwania
- Cena
biletu - Data rozpoczęcia promocji
- Wczesna wycena ptaków
- Wystawa dla mówców/przedstawicieli/ wykonawców (jeżeli dotyczy)
- Wystawa dla sponsorów/powiązanych (jeżeli dotyczy)
Ramy
- Jak długo będzie trwała każda część imprezy?
- Ile miejsc będzie potrzebnych?
- Ile osób będziesz potrzebował w dniu imprezy do pomocy?
- Biletobiorca?
- MC?
- Wideograf/osoba strumieniowa?
- Fotograf?
- Osobisty asystent?
- Weź pod uwagę wszystkie F.A.Q. i umieść je na stronie internetowej lub platformie RSVP, aby odpowiedzieć na ewentualne wątpliwości.
Uruchomienie/promocja
- Stwórz logo/grafikę marki (w razie potrzeby dodaj informacje o sponsorze)
- Napisz kopię dla promocyjnych postów i e-maili
- Zorganizuj wydarzenie
na Facebooku - Stwórz stronę lądowania [strona internetowa/formularz zgłoszeniowy/platforma biletowa]
- Zorganizuj swoich partnerów (jeśli ich posiadasz) z niezbędnymi linkami i kopią
promocyjną - Wyślij kopię promocyjną i grafikę do wszystkich prelegentów/przedstawicieli/realizatorów
- Film krótki promocyjny film wideo dla mediów
społecznościowych - Prowadzenie reklam? Określ swój dzienny budżet i widownię
- Zachęć innych zaangażowanych w wydarzenie do podzielenia się z publicznością
- Stwórz hashtag dla wydarzenia
- Zaplanuj coś specjalnego do samodzielnej opieki po wydarzeniu
Zadania prewencyjne
- Wyślij kopię
promocyjną i grafikę do wszystkich prelegentów/przedstawicieli/realizatorów
- Przypomnij wszystkim uczestnikom o ważnych notatkach przed imprezą i zachęcaj ich do podzielenia się linkiem
na stronie sprzedaży - Ustaw respondenta wakacyjnego na e-maile, które przychodzą, gdy jesteś skupiony na imprezie
Dzień Zadań
- Przydzielenie komuś zadania udokumentowania dnia dla mediów
społecznościowych - Spędzenie poranka na robieniu czegoś, co przyniesie Ci spokój/odmłodość
- Przygotowanie torby/podarunkowej/dokumentów dla uczestników (jeśli dotyczy)
- Skontaktowanie się ze wszystkimi prelegentami/przedstawicielami/realizatorami i pozostawienie im swoich (lub asystentów) danych kontaktowych, aby mogli do Ciebie dotrzeć w razie problemu
- Przygotowanie miejsca
na wydarzenie - Jedz!
Zadania po zakończeniu imprezy
- Podziękuj wszystkim prelegentom/przedstawicielom/preferentom/wykonawcom/sponsorom/powiązanym
- Podziękuj samemu sobie za dobrze wykonaną pracę!
Tagi: planowanie imprez wydarzenia z udziałem networking panele