[Notas do Editor: Este artigo foi escrito por Suzanne Paulinski].
Eventos ao vivo são ótimas maneiras de expandir sua exposição, aumentar sua rede e até mesmo trazer receita.
Eles também podem ser ótimas maneiras de criar oportunidades para você e sua carreira que os outros não estão oferecendo a você. Por exemplo, não aterrissar naqueles locais para os quais você se lançou na cidade grande? Encontre um fã para te receber num concerto em casa na mesma cidade!
Está a ter dificuldade em ligar-se a certos pares da indústria? Crie seu próprio evento de rede e encontre outros que estejam procurando se conectar!
Às vezes você tem que fazer o seu próprio caminho quando outros caminhos parecem fechados aos seus esforços.
No entanto, sediar o seu próprio evento é uma besta muito diferente do que ser incluído no "pitching" para ser incluído no dos outros. Você quer ter certeza de que está deixando tempo suficiente (e dinheiro) para realizar o que você se propôs a fazer.
Não tem certeza de que tipo de evento você deveria ser anfitrião?
Para sua sorte, você não precisa de música nova para promover ou de um serviço para vender. Se você está interessado em realizar um evento para este fim, isso é ótimo, mas não é um pré-requisito. Na verdade, tira a pressão de planejá-lo se o evento não girar em torno do lançamento de um novo single ou EP.
Música, comércio ou serviços novos podem não ser requisitos para a realização de um evento, mas a organização é. Requisitos adicionais incluem pedir ajuda e manter sempre o propósito do evento em mente. É fácil ser varrido em como o planejamento pode ser esmagador e perder de vista a razão pela qual você decidiu sediar um evento em primeiro lugar.
Você poderia organizar um concerto em casa mostrando outros músicos, ou um evento de networking para elevar sua autoridade como um conector na indústria, ou painéis educacionais para oferecer apoio aos seus pares e conectar mais com especialistas da indústria.
Desde que haja necessidade de conexão, educação e/ou expressão criativa, você pode ser o único a facilitar a aproximação das pessoas que precisam dela.
Antes de começar a afogar-se no meio de tudo isso, considere a lista de perguntas abaixo.
Uma vez que você saiba qual evento você está prevendo, comece com o esboço básico de tarefas que compilamos para que você possa determinar quanto você terá que arranjar tempo antes de lançar o evento.
Tenha em mente que esta lista, embora longa, não é toda abrangente. Uma vez respondidas as perguntas abaixo, você terá uma melhor noção do que exatamente precisa ser feito. Continue trabalhando ao contrário e quebrando as coisas para determinar todas as peças do puzzle do seu evento.
Pegue na sua folha de cálculo, no seu bloco de notas e na sua capa de pensamento criativo e comece a responder às perguntas abaixo para começar a moldar o seu próximo evento ao vivo! Sinta-se à vontade para criar também um quadro secreto de Pinterest para recolher inspiração e até mesmo uma lista de compras.
Feliz planejamento! Diga-nos nos comentários o que você acrescentaria à lista.
Perguntas a responder:
Sua Visão Geral e Objetivo
- Está à espera de lucrar? Se sim, quanto?
- Porquê tê-lo? Para que serve para si?
- Quem é o seu público?
- Porque virá esse público? Que propósito serve para eles?
- Com que é que eles se vão embora? O conhecimento? Presentes? Experiência? Conexões?
- Quantos você quer assistir?
- Quem está na sua equipa?
- Fotógrafo?
- Assistente administrativo?
- Designer gráfico?
- Co-apresentadores?
- Vai vender/descartar alguma coisa neste evento?
- Vendedor de mercadorias?
- Vai ter Patrocinadores? Afiliados?
- Vai ter Oradores/Presidentes/Fornecedores convidados?
- Qual é o nome do evento?
- Como é que as pessoas vão RSVP?
- Venderão vender ingressos? Se sim, quanto?
- Haverá uma política de devolução se os ingressos forem vendidos?
- Qual é a quantidade mínima de pessoas necessárias para comparecer?
- Qual será a estrutura?
- Será transmitida/registrada?
- De que tipo de ambiente você vai precisar?
- De um clube?
- Uma casa/jardim?
- Um espaço de escritório?
- Um restaurante?
O Orçamento
Despesas Possíveis - Preço
do aluguer do evento - Anúncios
- Mercadoria/Malas
de oferta - Alimentos/Bebidas/Relações
- Alojamento
- Materiais de marca (banners, crachás, programas, etc.)
- Viagens
- Reembolso/Taxas para Oradores/Fornecedores
Renda possível - Patrocinadores
- Venda
de ingressos - Venda
de mercadorias - Up-sells (cursos, adesões, etc.)
A Logística
- Localização
- Data(s)
- Duração
- Preço
do bilhete - Data de lançamento das promoções
- Preço
das Aves Antecipadas - Lançamento para Oradores/Presidentes/Fornecedores (se aplicável)
- Lançamento para Patrocinadores/Associados (se aplicável)
A Estrutura
- Qual será a duração de cada parte do evento?
- De quantos locais você vai precisar?
- Quantas pessoas você precisa para ajudar com o evento no dia do evento?
- Colecionador de ingressos?
- MC?
- Vídeografista/vídeo?
- Fotógrafo?
- Assistente pessoal?
- Considere todos os F.A.Q. e coloque-os na página web ou plataforma RSVP para responder a possíveis preocupações
Lançamento/Promoções
- Criar logotipo/marca gráfica (incluir informações do patrocinador, se aplicável)
- Escrever cópia para posts e e-mails
promocionais - Configurar evento
no Facebook - Criar página de destino [página da web/formulário de assinatura/plataforma de ingressos]
- Configurar seus Afiliados (se os tiver) com links e cópia
promocional necessários - Enviar cópia promocional e gráficos para todos os palestrantes/apresentadores/apresentadores/apresentadores/apresentadores
- Filmar vídeo promocional curto para mídias
sociais - Anúncios em execução? Determine seu orçamento diário & público
- Incentive outros envolvidos no evento a compartilhar com seu público
- Crie uma hashtag para o evento
- Agende algo especial para o autocuidado após o evento
Tarefas de Pré-Evento
- Configure seus Afiliados (se você os tiver) com os links necessários & cópia
promocional - Envie cópia promocional & gráficos para todos os Palestrantes/Apresentadores/Representantes/Representantes
- Relembre a todos os participantes notas importantes antes do evento & incentive-os a compartilhar o link
da página de vendas - Configure o respondedor de férias para e-mails que chegam enquanto você está focado no Evento
Dia das Tarefas
- Atribua a alguém a tarefa de documentar o dia para as mídias
sociais - Passe a manhã fazendo algo que lhe traga paz/rejuvenescimento
- Prepare as bolsas/documentos para dar aos participantes (se aplicável)
- Entre em contato com todos os palestrantes/presidentes/operadores e deixe as suas (ou as informações de contato dos seus assistentes para que eles possam contactá-lo se houver algum problema
- Prepare o espaço
para o evento - COMA!
Tarefas Pós-Evento
- Email para os participantes para testemunhos/feedback
- Obrigado/tip Local
do evento/pessoa - Obrigado a todos os oradores/presidentes/patrocinadores/afiliados
- Vá mimar-se por um trabalho bem feito!
Etiquetas: planeamento de eventos eventos com trabalho em rede painéis