Una guía básica para músicos sobre entidades comerciales e impuestos

A medida que un individuo se embarca en el viaje que ha elegido, una carrera en la música y en el negocio de la música, es esencial que tenga una comprensión básica de las complejidades y formalidades asociadas con el funcionamiento de un negocio legítimo. Debe tratar su "carrera musical" como una ocupación a tiempo completo para prosperar y tener éxito en este viaje.

Como dijo Jay Z: "No soy un hombre de negocios, soy un negocio, hombre" y lo dijo literalmente en serio. De hecho, para proteger mejor sus bienes personales, (es decir, los bienes personales de Shawn Carter - coches, casas, acciones, bonos, valores, cuentas bancarias, etc.), Jay Z y muchos otros actos musicales suelen crear una entidad empresarial, como una corporación o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Estas entidades de responsabilidad limitada protegen a los propietarios de la responsabilidad personal por cualquier reclamación derivada de cualquier contrato u otro acuerdo celebrado en nombre del individuo a través de su entidad corporativa o LLC.

Por lo general, las entidades comerciales de estas personas se denominan "empresas de préstamo" (es decir, Jay Z, Inc., una entidad corporativa que tiene derechos sobre el artista intérprete o ejecutante). Estas empresas de préstamo suelen celebrar un contrato con un tercero como parte de un acuerdo de préstamo. En última instancia, la entidad corporativa, y no los miembros de la misma, es responsable de cualquier deuda u obligación contractual de la entidad y los acreedores generalmente no pueden recuperarla con los bienes personales de cada individuo. Esto protege los bienes de una persona de juicios o deudas pendientes.

Por ejemplo, esto es beneficioso si eres miembro de un grupo musical de cuatro personas y durante tu actuación en vivo, un miembro derrama una bebida en la caja de resonancia del club y la destruye. Si el acuerdo de actuación en vivo en el lugar de celebración se celebra únicamente con la empresa de préstamo de la banda (que debería serlo), la empresa de préstamo será la única parte contractualmente responsable de los bienes dañados y cada miembro no será personalmente responsable de los daños. El único recurso del local es ir a buscar a la entidad corporativa (que puede no tener activos) y, no a cada miembro individual de la banda, para que le paguen por arreglar o reemplazar el equipo roto.

Si bien proteger a un individuo de la responsabilidad personal es una de las ventajas más importantes de la creación de una entidad corporativa, también hay varios otros beneficios importantes para la carrera de un artista. Una es que tener una entidad corporativa separada permite al músico abrir una cuenta bancaria corporativa a un nombre falso. Esto también facilita el seguimiento de sus gastos y permite la deducción, o "amortización", de los gastos comerciales pertinentes debidamente documentados.

Para determinar si una entidad corporativa tiene derecho a estas deducciones y no hacer que el Servicio de Impuestos Internos (I.R.S.) clasifique su carrera musical como "un hobby" (lo que no permite deducir sus pérdidas), la entidad debe demostrar que realmente están llevando a cabo la actividad comercial (carrera musical) con fines de lucro o para intentar obtener un beneficio. Dado que la mayoría de los artistas no suelen obtener beneficios y terminan sufriendo pérdidas durante largos períodos de tiempo, se les puede permitir que deduzcan esas pérdidas documentadas en sus declaraciones de impuestos.

A continuación figura una lista no exhaustiva de factores que el Servicio de Impuestos Internos puede tener en cuenta para determinar si se trata de una empresa "con fines de lucro" y, por lo tanto, tiene derecho a las deducciones fiscales correspondientes. Estos factores incluyen:

• si lleva a cabo la actividad de manera profesional,
• un examen del tiempo y el esfuerzo que se dedica a la actividad que indica la intención de hacerla rentable,
• si depende de los ingresos de la actividad para su único sustento,
• si sus pérdidas se deben a circunstancias fuera de su control,
• si cambió alguno de sus métodos de operación en un intento de mejorar la rentabilidad,
• si tuvo éxito en la obtención de beneficios en actividades similares en el pasado,
• si la actividad comercial realmente obtiene un beneficio en algunos años y la cantidad de beneficios que obtiene.

También parece haber una pauta de tres de cada cinco años, es decir, un beneficio en dos de cada cinco años ayuda a justificar que la empresa de entretenimiento no es un hobby.

Se debe consultar a un contador o profesional de impuestos para un análisis más profundo de las posibles deducciones fiscales; sin embargo, algunas típicas para un músico incluyen:

• equipo,
• instrumentos,
• materiales promocionales (por ejemplo, CDs, pegatinas, folletos),
• suministros consumibles (púas, cuerdas, palos de tambor, etc.),
• diseño gráfico y de páginas web, gastos profesionales (es decir, abogado, contable, gerente de negocios),
• derechos de autor y marcas registradas,
• gastos de viaje y comidas (hotel, pasaje aéreo, viajes in situ, gastos de combustible),
• gastos de alquiler (equipo, coche, sonido),
• cualquier depreciación relacionada con los bienes (guitarras, amplificadores, equipo de grabación).

También es importante organizar y documentar estos registros de gastos en caso de que las autoridades fiscales estén interesadas en un examen más detallado de los mismos. Guardar copias de los recibos y utilizar una tarjeta de crédito/débito separada únicamente para los gastos relacionados con el entretenimiento facilita la orientación de los depósitos y créditos a la cuenta de la empresa.

Otra ventaja es que una entidad corporativa suele regirse por un contrato escrito (un acuerdo de funcionamiento para una LLC o un acuerdo de accionistas para una corporación) que describe cómo funcionará la entidad. Esto incluye un esquema de la división de cualquier ganancia o pérdida entre los propietarios.

Además, especifica cómo se abordarán las decisiones de gestión y cómo se pueden añadir (o eliminar) propietarios y miembros adicionales a una entidad. Estas empresas también facilitan la gestión de cualquier propiedad intelectual de propiedad de los artistas (es decir, grabaciones de sonido, obras audiovisuales, fotografías, logotipos) con fines de licencia y distribución, así como de cualquier propiedad tangible (por ejemplo, equipos de grabación de estudio, instrumentos, mezcladoras).

Sin estos procedimientos esbozados, puede ser muy difícil tomar ciertas decisiones de carrera, especialmente cuando más de un individuo puede estar involucrado en estas importantes elecciones de carrera.

Si bien esas entidades comerciales proporcionan numerosos beneficios a sus propietarios, hay posibles formas en que un tercero puede "perforar el velo corporativo". Se trata de un intento de embargar los bienes personales de un individuo y de hacer caso omiso de la protección de sus propietarios por parte de una entidad corporativa existente. Por lo tanto, es esencial que la empresa siga todos y cada uno de los procedimientos y directrices legales, que son diferentes en cada estado.

Es vital que la entidad sea utilizada para un propósito apropiado y no sólo como un escudo para la responsabilidad personal. Algunas de estas formalidades corporativas incluyen la preparación de actas corporativas anuales para asegurar que la corporación es una entidad que funciona realmente. Además, el uso cuidadoso de las cuentas bancarias de la empresa, así como su separación de las cuentas personales, son formalidades cruciales a seguir.

Algunos rótulos pueden incluso requerir la creación de una entidad corporativa para permitir la contabilidad y el pago utilizando el número de identificación fiscal/EIN de la entidad en lugar de pagar a un individuo personalmente. Un E.I.N. es un número de identificación del empleador y es análogo al número de seguridad social de la empresa.

Una nota final, cada individuo debe presentar sus propias declaraciones de impuestos federales y, posiblemente, estatales para el estado en que vive; sin embargo, un artista puede tener que lidiar con cuestiones de impuestos estatales personales en varios estados de los que obtiene ingresos. De nuevo, por favor consulte a un contador o representante de impuestos sobre las declaraciones apropiadas.

Este artículo no pretende ser un consejo legal, ya que se debe consultar a un abogado y/o a un contador especializado en la materia.