Cómo planear un evento de manera efectiva - Red de contactos, actuaciones y paneles

19 de noviembre de 2019

[Notas del editor: Este artículo fue escrito por Suzanne Paulinski.]

Los eventos en vivo son una gran manera de expandir su exposición, hacer crecer su red, e incluso generar ingresos.

También pueden ser grandes maneras de crear oportunidades para ti y tu carrera que otros no te ofrecen. Por ejemplo, no aterrizar en esos lugares a los que te lanzaste en la gran ciudad... ¡Busca un fan que te acoja en un concierto en la misma ciudad!

¿Le resulta difícil conectarse con ciertos compañeros de la industria? ¡Crea tu propio evento de networking y encuentra otros que quieran conectarse!

A veces tienes que hacer tu propio camino cuando otros caminos parecen cerrados a tus esfuerzos.

Sin embargo, ser anfitrión de tu propio evento es una bestia muy diferente a ser incluido en el de los demás. Quieres asegurarte de que te dejas suficiente tiempo, (y dinero), para lograr lo que te has propuesto.

¿No estás seguro de qué tipo de evento deberías organizar?
Por suerte para ti, no necesitas música nueva para promocionar o un servicio para vender. Si estás interesado en organizar un evento con este propósito, es genial, pero no es un prerrequisito. De hecho, quita la presión de planearlo si el evento no gira en torno al lanzamiento de un nuevo single o EP.

La nueva música, el comercio o los servicios pueden no ser requisitos para organizar un evento, pero la organización sí lo es. Los requisitos adicionales incluyen pedir ayuda y tener siempre presente el propósito del evento. Es fácil dejarse llevar por lo abrumadora que puede ser la planificación y perder de vista el motivo por el que se decidió organizar un evento en primer lugar.

Podrías organizar un concierto en tu casa para mostrar a otros músicos, o un evento para establecer contactos para aumentar tu autoridad como conector en la industria, o paneles educativos para ofrecer apoyo a tus compañeros y conectar más con los expertos de la industria.

Mientras exista la necesidad de conexión, educación y/o expresión creativa, podrías ser el que facilite el acercamiento de las personas que lo necesitan.

Antes de que empieces a ahogarte en el agobio de todo esto, considera la lista de preguntas de abajo.
Una vez que sepas qué evento estás imaginando, empieza con el esquema básico de tareas que hemos recopilado para que puedas determinar cuánto tiempo tendrás que dedicarle antes de lanzar el evento.

Tengan en cuenta que esta lista, aunque larga, no lo abarca todo. Una vez que responda a las preguntas de abajo tendrá una mejor idea de lo que exactamente se necesita hacer. Sigue trabajando al revés y descomponiendo las cosas para determinar todas las piezas del rompecabezas de tu evento.

Coge tu hoja de cálculo, tu cuaderno y tu gorra de pensamiento creativo y empieza a responder a las siguientes preguntas para empezar a dar forma a tu próximo evento en directo. Siéntete libre de crear una pizarra secreta de Pinterest también para recoger inspiración e incluso una lista de compras.

¡Feliz planificación! Háganos saber en los comentarios lo que añadiría a la lista.

Preguntas para responder:

Su visión y propósito general
- ¿Esperas obtener beneficios? Si es así, ¿cuánto?
- ¿Por qué tenerlo? ¿Qué propósito tiene para ti?
- ¿Quién es tu público?
- ¿Por qué vendrá ese público? ¿Qué propósito tiene para ellos?
- ¿Con qué se irán? ¿Conocimiento? ¿Regalos? ¿Experiencia? ¿Conexiones?
- ¿Cuántos quiere que asistan?
- ¿Quién está en tu equipo?
- ¿Fotógrafo?
- ¿Ayudante de administración?
- ¿Diseñador gráfico?
- ¿Coanfitriones?
- ¿Venderás o regalarás algo en este evento?
- ¿Vendedor de mercancías?
- ¿Tendrás patrocinadores? ¿Afiliados?
- ¿Tendrá usted oradores/presentadores/presentadores invitados?
- ¿Cuál es el nombre del evento?
- ¿Cómo confirmará la gente su asistencia?
- ¿Venderá entradas? Si es así, ¿cuánto?
- ¿Habrá una política de devolución si se venden las entradas?
- ¿Cuál es la cantidad mínima de gente necesaria para asistir?
- ¿Cuál será la estructura?
- ¿Será transmitida/grabada?
- ¿Qué tipo de ambiente necesitará?
- ¿Un club?
- ¿Una casa/patio?
- ¿Un espacio de oficina?
- ¿Un restaurante?

El presupuesto
Posibles gastos
- Precio de alquiler del evento
- Anuncios
- Mercancía/Bolsas de regalo
- Comida/Bebidas/Suministros relacionados
- Alojamiento
- Materiales de marca (pancartas, insignias, programas, etc.)
- Viajes
- Reembolso/Tarifas para los oradores/intérpretes

Posibles ingresos
- Patrocinadores
- Venta de entradas
- Venta
de artículos - Up-sellers (cursos, membresías, etc.)

La logística
- Lugar
- Fecha(s)
- Duración
- Precio
de la entrada - Fecha de lanzamiento de las promociones
- Precio de la madrugada
- Lanzamiento a los oradores/presentadores/actuantes (si procede)
- Lanzamiento a los patrocinadores/afiliados (si procede)

El marco
- ¿Cuánto tiempo durará cada parte del evento?
- ¿Cuántos lugares necesitarás?
- ¿Cuánta gente necesita para ayudar con el evento el día de?
- ¿Colector de entradas?
- ¿MC?
- ¿Videograbador/persona de streaming?
- ¿Fotógrafo?
- ¿Asistente personal?
- Considere todas las preguntas frecuentes y publíquelas en la página web o en la plataforma de confirmación de asistencia para abordar las posibles preocupaciones.

Lanzamiento/Promociones
- Crear un logo/gráfico de marca (incluir información del patrocinador si es aplicable)
- Escribir una copia para publicaciones promocionales y correos electrónicos
- Crear un evento
en Facebook - Crear una página de presentación [página web/formulario de inscripción/plataforma de entradas]
- Configurar sus afiliados (si los tiene) con los enlaces y copias promocionales necesarias
- Enviar copias y gráficos promocionales a todos los oradores/presentadores/actrices
- Filmar un corto de vídeo promocional para medios
sociales - ¿Proyectar anuncios? Determine su presupuesto diario y su audiencia
- Anime a otros involucrados en el evento a compartir con sus audiencias
- Cree un hashtag para el evento
- Programe algo especial para el auto-cuidado para después del evento

Tareas previas al evento
- Configura tus afiliados (si los tienes) con los enlaces y la copia promocional necesarios
- Envía copia promocional y gráficos a todos los ponentes/presentadores/ejecutivos
- Recuerda a todos los asistentes las notas importantes antes del evento y anímales a compartir el enlace de la página de ventas
- Configura el respondedor de vacaciones para los correos electrónicos que lleguen mientras estás centrado en el evento

Día de tareas
- Asigne a alguien la tarea de documentar el día para los medios
de comunicación social - Pase la mañana haciendo algo que le traiga paz/rejuvenecimiento
- Prepare la mercancía/bolsas de regalo/documentos para entregar a los asistentes (si corresponde)
- Contacte a todos los oradores/presentadores/formadores y déjeles su (o la información de contacto de sus asistentes para que puedan contactarlo si hay algún problema
- Prepare el espacio
del evento - ¡Coma!

Tareas posteriores al evento
- Envía un correo electrónico a los asistentes para que den su testimonio o su opinión
- Agradece al personal
y al lugar del evento - Agradece a todos los oradores, presentadores,
ejecutantes, patrocinadores y afiliados - ¡Consiéntete en un trabajo bien hecho!

Etiquetas: planificación de eventos eventos con red de contactos paneles