Hoe kan ik taken delegeren en efficiënter zijn?

18 april 2019

Dit artikel is geschreven door Angela Mastrogiacomo.

Laat het me weten als je dit al eerder hebt gehoord: "Ik weet dat ik een nieuwe baan moet nemen, maar ik kan het me niet veroorloven."

Of hoe zit het met deze? "Ik weet dat ik hulp nodig heb, maar ik weet niet zeker of ik iemand anders kan vertrouwen!"

Klinkt dat bekend?

Toen ik 10 jaar geleden voor het eerst aan mijn ondernemersreis begon, was ik een totale controlemoer. Ik vertrouwde niemand om iets te doen en als student had ik nergens geld voor, dus nam ik voortdurend mijn toevlucht tot wat ik dacht dat de enige oplossing was: werken als een maniak, alles alleen doen, en een paar jaar later vol frustratie, uitputting en verwarring over wat ik beter had kunnen doen.

Nu ik meer dan vijf jaar verwijderd ben van mijn eerste burn-out, kan ik gemakkelijk alle waarschuwingsborden herkennen en een duidelijke diagnose stellen voor een oplossing: delegeren.

Als ik mezelf had toegestaan de controle los te laten, het geld te vinden en teamleden mee te nemen, had ik mezelf een hoop ellende kunnen besparen. Mijn gok? Je voelt misschien een beetje van die burn-out gekoppeld aan een onzekerheid over wat er nu moet gebeuren.

Daar gaan we dan.

Maak duidelijk hoeveel tijd je in alles steekt...

Het eerste wat je wilt doen is echt duidelijk maken wat het is dat al je tijd in beslag neemt. De kans is groot dat het niet één of twee grote dingen zijn, maar vijf tot tien kleine momenten in de loop van de dag die langzaamaan al je tijd opslokken.

Voor mij zijn het plannen van social media berichten of het schrijven van persberichten twee van die dingen. Het kost me een kwartier en op de een of andere manier knipperen en er is een uur voorbij gegaan. Voor u kan het plannen of het posten op sociale media ook, maar het kan ook uw mailinglijst, uw DIY marketing of PR outreach, het boeken van shows - probeer bij te houden hoeveel tijd je in te zetten en je zult een beter idee krijgen van wat je kunt delegeren.

Er zijn een paar manieren om dit te doen. Ik 'tijdsblok'. Zo weet ik bijvoorbeeld dat ik vanaf 12.00-1.30 uur vandaag mijn e-mails check, zodat ik automatisch weet dat ik ongeveer anderhalf uur per dag aan e-mails besteed. Dan kan ik misschien nog een uurtje doornemen voor sociale media. Als u een globaal idee hebt van hoe lang elke taak duurt, kunt u dit uitproberen en aantekeningen maken over hoe lang elk ding eigenlijk duurt. Vergeet niet om jezelf ongeveer 15 minuten buffer tijd te geven tussen de taken.

Er zijn ook tal van Chrome-extensies waarmee u een timer kunt starten en stoppen, zodat u een idee kunt krijgen van wat er voor elke taak nodig is.

Meer dan dat, probeer aandacht te besteden aan de tussenliggende momenten. De vijf minuten die je denkt dat je een pauze hebt genomen om naar Facebook te kijken, worden misschien wel 20 minuten. Of als je iets gaat opzoeken en drie uur lang in een onderzoekswoede wordt gezogen in plaats van alleen maar een beslissing te nemen (hallo, dat ben ik. ) Hier gaat veel tijd verloren. Gelukkig is het niet vreselijk moeilijk om te herstellen als we het eenmaal hebben geïdentificeerd.

Zoek uit wat je kan niet doen vs. wat je niet doet willen te doen

Er is een groot verschil tussen de dingen waar we echt op zuigen en waar we eigenlijk geen tijd voor hebben, en de dingen die we gewoon niet willen doen. Voor de meeste dingen in ons leven kunnen we echt iemand inhuren die de dingen doet die we niet willen doen. Maar met jouw carrière als artiest is het een beetje anders.

Zo kan het zijn dat je de hoeveelheid werk die je in de sociale media moet doen echt niet leuk vindt, en dat je dan denkt: "Nou, ik wil gewoon iemand inhuren om het over te nemen." Maar als je een relatief kleine band bent met een paar honderd volgers en nog geen echt merk, stem of identiteit, zou je echt de tijd moeten nemen om die vaardigheid op te bouwen en je eigen merk en voice-rather te ontwikkelen dan iemand anders te vragen om het voor je te doen.

Er zijn veel redenen om dit pad te overwegen binnen dit specifieke voorbeeld, namelijk dat uw social media kanalen zijn waar u verbinding met uw fans bouwt. Er is niets mis met het inhuren van een consultant om u te helpen beter gebruik te maken van sociale media of om u te helpen het te begrijpen, maar wat betreft de eigenlijke berichten, moet u dat echt zelf doen. Zet de tijd in, en probeer te onthouden dat het geen karwei is. Dit is een prachtige kans om verbinding te maken.

Dus als je begint te brainstormen waar je wilt delegeren, vergeet dan niet dat dit dingen moeten zijn die je echt niet kunt doen of die te tijdrovend zijn, niet dingen waarvoor je alleen maar belt. Teamleden zijn er om te helpen het momentum op te bouwen op wat je hebt gecreëerd - dus zorg ervoor dat je eerst iets voor hen hebt gecreëerd om echt mee te werken.

Stel een budget samen

Om je carrière echt te laten groeien, zul je uiteindelijk hulp moeten inschakelen en accepteren. Je kunt het echt niet allemaal alleen doen. Om die dingen te doen, moet je in staat zijn om professionals uit te besteden en in te huren, wat natuurlijk geld zal vergen.

Voordat je zegt dat je het je niet kunt veroorloven, probeer dan eens te denken aan vijf artiesten die hun full-time carrière hebben gemaakt terwijl ze 100% van alles zelf doen. Ik bedoel niet eens dat ze geen label hadden, ik bedoel dat ze met niemand werkten - ze deden al hun tournees, merch design, PR, marketing, management, en alle kleine stukjes daartussenin zonder ooit met iemand anders te werken, en nu spelen ze grote festivalpodia, toeren ze de wereld rond, en horen we hun liedjes op de radio.

Het gebeurt niet.

Ik weet dat het in het begin van je carrière gewoonweg niet haalbaar is om duizenden dollars uit te geven. En er is veel waarde in het kunnen doen van alle ambachten van uw vak, en weten hoe het allemaal werkt. Maar uiteindelijk moet je iemand (en dan nog meer 'iemands') meenemen, dus je moet het vanaf de eerste dag budgetteren. Dit kan betekenen dat je een paar maanden een flexibele baan neemt om te sparen voor dit ene ding waar je naartoe werkt, maar vertrouw me als ik zeg dat je een budget nodig hebt.

Uitbesteden

Dit is het leuke gedeelte! Beslissen wat u wilt uitbesteden is de eerste stap om uw tijd echt vrij te maken en u in staat te stellen deze opnieuw toe te wijzen aan taken die beter voor u geschikt zijn, en u te helpen vooruit te komen.

Vraag jezelf af: Waar ben ik slecht in? Waar ben ik goed in, maar het is geen goed gebruik van mijn tijd meer?

U wilt uw talenten richten op taken die u vooruithelpen, zodat u niet vast komt te zitten in de business in plaats van op de business, bij wijze van spreken.

Als je bijvoorbeeld geen geweldige schrijver bent, probeer dan niet de taak op je te nemen om je bio te schrijven, maar huur gewoon een freelancer of een publicist in die het voor je kan schrijven. Of misschien is uw website in de war en heeft u gewoon niet de tijd of de passie om het te repareren. Goed nieuws, er zijn mensen die dat doen en er echt goed in zijn!

Breng uw team op (en vertrouwt u op)

Zodra u weet wat u wilt uitbesteden, ga dan op zoek naar uw teamleden. De beste manier om iemand te vinden is mond-tot-mondreclame, dus praat met je vrienden in andere bands of gebieden van de industrie, post in Facebook groepen die vragen om aanbevelingen, en doe dan je onderzoek en vind de juiste pasvorm.

Als je eenmaal beslist wie je inhuurt, hen vertrouwen. Als je ze in je kring hebt gebracht, heb je het met een reden gedaan. Ik weet dat het moeilijk kan zijn om de controle los te laten en iemand anders met je project te vertrouwen, maar je hebt ze met een reden ingehuurd, dus laat ze hun werk doen.

Bonustip: probeer het proces zo veel mogelijk te automatiseren, zodat u, als u in de toekomst iemand anders inhuurt, niet al die documenten opnieuw hoeft te maken. Bijvoorbeeld een lijst met al uw inloggegevens als u een analyticus of marketingdeskundige inhuurt voor uw sociale media.


Angela Mastrogiacomo is de oprichter en CEO van Muddy Paw PRwaar haar kunstenaars plaatsing hebben gezien op Alternative Press, Substream, New Noise, en meer. Ze is ook de eigenaar van een muziekblog Besmettelijk tijdschrift.

Tags: featuring indie muziekbeheer