Hoe een evenement effectief te plannen - Netwerken, optredens & panels

19 november 2019

Dit artikel is geschreven door Suzanne Paulinski.

Live-evenementen zijn geweldige manieren om uw exposure uit te breiden, uw netwerk te laten groeien en zelfs inkomsten te genereren.

Ze kunnen ook geweldige manieren zijn om kansen voor jezelf en je carrière te creëren die anderen je niet bieden. Bijvoorbeeld, niet het landen van die locaties die je in de grote stad hebt neergezet? Zoek een fan om je te ontvangen bij een huisconcert in dezelfde stad!

Vind je het moeilijk om met bepaalde branchegenoten in contact te komen? Creëer uw eigen netwerkevenement en vind anderen die op zoek zijn naar connectie!

Soms moet je je eigen pad maken als andere paden afgesloten lijken voor je inspanningen.

Echter, het hosten van je eigen evenement is een heel ander beest dan pitching om bij anderen te worden opgenomen'. U wilt er zeker van zijn dat u genoeg tijd (en geld) overhoudt om te doen wat u wilt doen.

Weet u niet zeker wat voor soort evenement u moet organiseren?
Gelukkig voor jou heb je geen nieuwe muziek nodig om te promoten of een dienst om te verkopen. Als u geïnteresseerd bent in het organiseren van een evenement voor dit doel, dat is geweldig, maar het is geen voorwaarde. In feite neemt het de druk weg om het te plannen als het evenement niet draait om het lanceren van een nieuwe single of EP.

Nieuwe muziek, koopwaar of diensten zijn misschien geen vereisten voor het organiseren van een evenement, maar de organisatie wel. Aanvullende vereisten zijn onder andere het vragen om hulp en het altijd voor ogen houden van het doel van het evenement. Het is gemakkelijk om te worden meegesleept in hoe overweldigend de planning kan zijn en uit het oog te verliezen waarom u hebt besloten om een evenement te organiseren in de eerste plaats.

U zou een huisconcert kunnen organiseren met andere muzikanten, of een netwerkevenement om uw autoriteit te verhogen als connector in de industrie, of educatieve panelen om ondersteuning te bieden aan uw collega's en meer contact te maken met experts uit de industrie.

Zolang er behoefte is aan verbinding, educatie en/of creatieve expressie, zou je degene kunnen zijn die de mensen die dat nodig hebben bij elkaar brengt.

Voordat u begint te verdrinken in het overweldigende aanbod, overweeg dan de onderstaande lijst met vragen.
Zodra u weet welk evenement u voor ogen hebt, kunt u beginnen met de basistaken die we hebben samengesteld, zodat u kunt bepalen voor hoeveel tijd u tijd moet maken voordat u het evenement kunt lanceren.

Houd er rekening mee dat deze lijst, hoewel lang, niet alles omvat. Als je eenmaal de onderstaande vragen hebt beantwoord, heb je een beter idee van wat er precies moet gebeuren. Blijf achterwaarts werken en dingen afbreken om alle stukjes van de puzzel van uw evenement te bepalen.

Pak je spreadsheet, je notitieboekje en je creatieve denkkap en begin met de onderstaande vragen om je volgende live-evenement vorm te geven! Voel je vrij om ook een geheim Pinterest-bord te maken om inspiratie en zelfs een boodschappenlijstje te verzamelen.

Gelukkige planning! Laat ons in de commentaren weten wat u aan de lijst zou toevoegen.

Vragen om te beantwoorden:

Uw Algemene Visie & Doel
- Hoop je winst te maken? Zo ja, hoeveel?
- Waarom? Welk doel dient het voor u?
- Wie is uw publiek?
- Waarom komt dat publiek? Welk doel dient het voor hen?
- Waarmee zullen ze weglopen? Kennis? Geschenken? Ervaring? Verbindingen?
- Hoeveel wil je er bijwonen?
- Wie zit er in je team?
- Fotograaf?
- Admin assistent?
- Grafisch ontwerper?
- Co-hosts?
- Zal je iets verkopen/vergeven op dit evenement?
- Merch-verkoper?
- Zal je Sponsors hebben? Filialen?
- Heeft u gastsprekers/presentatoren/presentatoren?
- Wat is de naam van het evenement?
- Hoe zullen mensen RSVP?
- Zal je tickets verkopen? Zo ja, hoeveel?
- Zal er een retourbeleid zijn als er tickets worden verkocht?
- Wat is het minimum aantal mensen dat nodig is om het evenement bij te wonen?
- Wat zal de structuur zijn?
- Wordt het gestreamd/geregistreerd?
- Wat voor soort omgeving heb je nodig?
- Een club?
- Een huis/tuin?
- Een kantoorruimte?
- Een restaurant?

De begroting
Mogelijke uitgaven
- Huurprijs
evenement - Advertenties
- Mercht/Gift bags
- Voedsel/drank/gerelateerd materiaal
- Logies
- Merkmateriaal (banners, badges, programma's, enz.)
- Reizen
- Vergoedingen/vergoedingen voor sprekers/voorlichters

Mogelijke inkomsten
- Sponsors
- Ticketverkoop
- Merch sales
- Up-sells (cursussen, lidmaatschappen, etc.)

De logistiek
- Locatie
- Datum/data
- Duur
- Ticketprijs
- Lanceringsdatum voor Promoties
- Early Bird Pricing
- Pitch to Speakers/Presenters/Performers (indien van toepassing)
- Pitch to Sponsors/Affiliates (indien van toepassing)

Het kader
- Hoe lang duurt elk onderdeel van het evenement?
- Hoeveel locaties heeft u nodig?
- Hoeveel mensen heb je nodig om te helpen met het evenement de dag van?
- Kaartverzamelaar?
- MC?
- Videograaf/Stromer?
- Fotograaf?
- Persoonlijke assistent?
- Overweeg alle F.A.Q.'s en plaats ze op de webpagina of het RSVP-platform om mogelijke problemen aan te pakken.

Lancering / Promoties
- Creëer logo/merkafbeeldingen (inclusief sponsorinfo indien van toepassing)
- Schrijf een kopie voor promotieberichten & e-mails
- Zet een Facebook-evenement
op - Maak een landingspagina [webpagina/aanmeldingsformulier/ticketingplatform]
- Stel uw Affiliates in (indien u deze heeft) met de vereiste links & promotie-exemplaren
- Stuur promotie-exemplaren & -afbeeldingen naar alle Sprekers/Presentatoren/presentatoren
- Film korte promotievideo's voor sociale media
- Lopende advertenties? Bepaal uw dagelijkse budget & publiek
- Stimuleer anderen die betrokken zijn bij het evenement om te delen met hun publiek
- Maak een hashtag voor het evenement
- Plan iets speciaals in voor zelfzorg na het evenement

Taken voorkomen
- Stel uw Affiliates in (als u ze heeft) met de vereiste links & promotionele kopieën
- Stuur promotionele kopieën & afbeeldingen naar alle Sprekers/Presentatoren/presentatoren
- Herinner alle aanwezigen aan belangrijke notities voor het evenement & moedig hen aan om de link
van de verkooppagina te delen - Stel vakantiegangers in voor e-mails die binnenkomen terwijl u zich op het evenement concentreert.

Dag van de taken
- Wijs iemand de taak toe om de dag te documenteren voor sociale media
- Breng de ochtend door met het doen van iets dat u rust/verjonging
brengt - Bereid koopwaar/cadeautasjes/documenten voor om de aanwezigen (indien van toepassing)
te geven - Neem contact op met alle Sprekers/Presentatoren/presentatoren en laat ze uw (of de contactgegevens van uw assistenten, zodat ze u kunnen bereiken als er een probleem
is - Bereid de ruimte
van het evenement voor - EAT!

Post-Event Taken
- E-mail deelnemers voor getuigenissen/feedback
- Bedankt/tip evenementlocatie/personeel
- Bedank alle Sprekers/Presentatoren/presentatoren/personeelsleden/filialen
- Ga jezelf verwennen voor een goed uitgevoerde klus!

Tags: evenement planning evenementen met netwerken panels